Administrasi pembelian: Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Persyaratannya

Artikel ini akan membahas mengenai administrasi pembelian, termasuk pengertian, fungsi, tugas, dan persyaratannya. Kami akan memberikan penjelasan singkat yang akan membantu Anda memahami pentingnya administrasi pembelian dalam suatu organisasi.

Pengertian Administrasi Pembelian

Administrasi pembelian adalah suatu proses manajemen yang melibatkan kegiatan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh suatu perusahaan. Administrasi pembelian berfungsi untuk melakukan pemesanan, pengadaan, dan pengiriman barang atau jasa dari pemasok eksternal ke perusahaan. Tujuan utama dari administrasi pembelian adalah untuk memastikan ketersediaan bahan-bahan yang diperlukan dengan harga yang optimal, dalam waktu yang tepat, dan dengan kualitas yang baik.

Administrasi pembelian melibatkan sejumlah tugas seperti mencari pemasok yang handal, melakukan negosiasi harga yang menguntungkan, membuat pesanan, mengelola persediaan, dan mengawasi pengiriman barang. Selain itu, administrasi pembelian juga melibatkan pemantauan dan evaluasi kinerja pemasok, pemantauan tren pasar, serta pemeliharaan data dan catatan pembelian yang akurat.

Persyaratan dalam administrasi pembelian meliputi pemahaman yang baik tentang kebutuhan perusahaan, kemampuan melakukan analisis risiko, keterampilan dalam berkomunikasi dan bernegosiasi, serta pemahaman tentang hukum dan regulasi yang terkait dengan pembelian.

Gaji Administrasi Pembelian

Pada posisi Administrasi Pembelian, gaji yang diterima dapat berbeda tergantung pada jabatan dan tingkat pengalaman. Berikut ini adalah rentang gaji rata-rata untuk setiap posisi dalam Administrasi Pembelian:

1. Manager

Gaji rata-rata untuk posisi Manager Administrasi Pembelian berkisar antara Rp. 5.000.000 hingga Rp. 20.000.000.

2. Supervisor

Gaji rata-rata untuk posisi Supervisor Administrasi Pembelian berkisar antara Rp. 3.000.000 hingga Rp. 12.000.000.

3. Spesialis

Gaji rata-rata untuk posisi Spesialis Administrasi Pembelian berkisar antara Rp. 3.500.000 hingga Rp. 12.000.000.

4. Staff Senior

Gaji rata-rata untuk posisi Staff Senior Administrasi Pembelian berkisar antara Rp. 3.000.000 hingga Rp. 10.000.000.

5. Staff Junior

Gaji rata-rata untuk posisi Staff Junior Administrasi Pembelian berkisar antara Rp. 2.200.000 hingga Rp. 7.000.000.

6. Staff Magang

Bagi posisi Staff Magang Administrasi Pembelian, gaji yang diterima berkisar antara Rp. 1.100.000 hingga Rp. 3.000.000.

Pastikan untuk mempertimbangkan faktor-faktor seperti kualifikasi, pengalaman, dan tanggung jawab yang diberikan ketika menentukan gaji yang sesuai untuk posisi Administrasi Pembelian.

Tugas Administrasi Pembelian

Administrasi pembelian merupakan bagian penting dalam suatu perusahaan yang bergerak dalam bisnis jual beli barang atau jasa. Tugas administrasi pembelian digunakan untuk mengorganisir dan mencatat semua kegiatan terkait proses pembelian. Berikut adalah beberapa tugas administrasi pembelian:

• Mengidentifikasi kebutuhan dan permintaan barang/jasa yang akan dibeli
• Mencari dan memilih pemasok yang cocok dengan kebutuhan perusahaan
• Mengajukan permintaan pembelian ke pemasok
• Mengorganisir negosiasi harga dan persyaratan pembelian
• Membuat dan mengirimkan pesanan pembelian kepada pemasok
• Mengelola dokumen dan mencatat semua transaksi pembelian
• Memonitor pengiriman barang/jasa yang telah dipesan
• Memastikan kualitas dan kuantitas barang/jasa sesuai dengan pesanan
• Menerima faktur dan melakukan proses pembayaran kepada pemasok
• Melakukan evaluasi terhadap pemasok dan proses pembelian secara berkala

Tujuan dari tugas administrasi pembelian adalah untuk memastikan kelancaran dan efisiensi dalam proses pembelian, serta mendapatkan barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan harga yang kompetitif. Selain itu, administrasi pembelian juga melibatkan aspek kontrol dan pengawasan terhadap pengeluaran perusahaan.

Menjalankan tugas administrasi pembelian dengan baik sangat penting guna menjaga keseimbangan keuangan perusahaan dan menjamin kelangsungan operasional perusahaan secara efektif.

Peran Administrasi Pembelian

Administrasi pembelian adalah bagian penting dalam suatu perusahaan yang bertanggung jawab dalam proses pengadaan barang dan jasa yang diperlukan. Peran administrasi pembelian menjadi tulang punggung dalam menjaga kelancaran proses pengadaan, memastikan ketersediaan persediaan, serta menjalin hubungan yang baik dengan pemasok. Berikut ini adalah beberapa peran penting dalam administrasi pembelian:

1. Melakukan pencarian dan seleksi pemasok yang tepat berdasarkan kebutuhan perusahaan.
2. Mengelola dan menjaga hubungan baik dengan pemasok, termasuk negosiasi harga, kualitas barang, dan batas waktu pengiriman.
3. Mengontrol dan memonitor persediaan barang, serta melakukan pembaruan stok secara berkala.
4. Mengelola dokumen administrasi pembelian, termasuk pembuatan dan pencatatan pesanan pembelian, faktur, dan surat-surat terkait lainnya.
5. Membuat laporan pembelian untuk keperluan pengelolaan perusahaan dan memastikan bahwa semua transaksi pembelian terdokumentasi dengan baik.
6. Menjaga komunikasi yang baik dengan departemen terkait, seperti bagian gudang, keuangan, dan produksi, untuk memastikan pengadaan barang dan jasa secara tepat waktu sesuai kebutuhan.
7. Memantau perkembangan harga bahan baku dan kebutuhan pasar untuk membantu perusahaan menjaga daya saing dan efisiensi biaya.

Peran administrasi pembelian ini tidak hanya mempengaruhi kelancaran operasional perusahaan, tetapi juga berdampak pada keberhasilan strategi pengadaan dan efektivitas biaya. Dengan memahami peran tersebut, organisasi dapat menjalankan administrasi pembelian dengan baik dan mampu mengoptimalkan proses pengadaan dalam mencapai tujuan perusahaan.

Persyaratan atau Kemampuan Untuk Bekerja Sebagai Administrasi Pembelian

Sebagai seorang administrasi pembelian, terdapat beberapa persyaratan atau kemampuan yang harus dimiliki untuk menjalankan tugas dengan baik. Berikut ini adalah beberapa di antaranya:

• Pendidikan minimal SMA atau setara dengan latar belakang di bidang administrasi atau logistik.
• Menguasai penggunaan komputer dan aplikasi perkantoran seperti Microsoft Office.
• Mampu berkomunikasi dengan baik secara lisan maupun tulisan.
• Mampu bekerja secara detail dan teliti dalam melakukan operasional administrasi.
• Memiliki pengetahuan tentang pengelolaan stok barang, pengadaan, dan pemeliharaan data pembelian.
• Mampu bekerja secara mandiri ataupun dalam tim dengan baik.
• Memiliki kemampuan dalam negosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik.
• Memiliki kemampuan analisis untuk mengidentifikasi potensi penyimpanan dan pemborosan bahan.
• Dapat mengoperasikan sistem manajemen pembelian dan melakukan pelacakan transaksi pembelian.

Semua persyaratan ini menjadi penting untuk menjamin keberhasilan dalam melaksanakan tugas sebagai administrasi pembelian. Dengan memiliki persyaratan dan kemampuan yang tepat, administrasi pembelian dapat menjalankan perannya dalam mengelola proses pembelian dengan efektif dan efisien.