Asisten Pembelian: Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Persyaratannya

Asisten Pembelian atau purchasing assistant adalah posisi yang berperan penting dalam proses pembelian di sebuah perusahaan. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tugas, dan persyaratan yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang asisten pembelian.

Pengertian Asisten Pembelian

Asisten Pembelian adalah seorang profesional yang bertanggung jawab atas membantu proses pembelian dan pengadaan barang atau jasa dalam perusahaan. Asisten Pembelian bekerja dengan tim pembelian untuk menyediakan informasi yang diperlukan, melakukan komunikasi dengan pemasok, dan memastikan setiap transaksi pembelian berjalan lancar.

Gaji Asisten Pembelian

Sebagai asisten pembelian, gaji yang diterima dapat bervariasi tergantung pada posisi dan jabatan yang diemban. Berikut adalah rentang gaji rata-rata untuk beberapa posisi dan jabatan terkait:

• Manager: Rp. 5.000.000 – Rp. 20.000.000
• Supervisor: Rp. 3.000.000 – Rp. 12.000.000
• Spesialis: Rp. 3.500.000 – Rp. 12.000.000
• Staff Senior: Rp. 3.000.000 – Rp. 10.000.000
• Staff Junior: Rp. 2.200.000 – Rp. 7.000.000
• Staff Magang: Rp. 1.100.000 – Rp. 3.000.000

Pastikan untuk memeriksa ketentuan perusahaan terkait gaji dan manfaat lainnya yang mungkin diberikan untuk posisi asisten pembelian. Penting untuk diingat bahwa rentang gaji tersebut bersifat acuan dan dapat berbeda-beda tergantung pada perusahaan dan faktor-faktor lainnya seperti pengalaman, kualifikasi, dan lokasi geografis.

Tugas Asisten Pembelian

Sebagai asisten pembelian, Anda memiliki beberapa tugas yang umum dilakukan untuk mendukung proses pembelian suatu perusahaan. Berikut adalah beberapa tugas yang biasanya menjadi tanggung jawab seorang asisten pembelian:

• Melakukan riset terkait produk atau layanan yang akan dibeli oleh perusahaan.
• Mengumpulkan dan membandingkan informasi harga dari berbagai pemasok atau vendor.
• Mengelola dan memelihara database pemasok atau vendor yang relevan.
• Membuat dan mengirimkan permintaan penawaran kepada pemasok atau vendor.
• Melakukan negosiasi harga dan syarat pembelian dengan pemasok atau vendor.
• Mengurus administrasi dan dokumentasi terkait pembelian, seperti perjanjian pembelian, faktur, dan pembayaran.
• Memantau ketersediaan stok barang atau layanan yang diperlukan oleh perusahaan.
• Bekerja sama dengan departemen terkait, seperti departemen keuangan dan logistik, untuk memastikan kelancaran proses pembelian.
• Mengidentifikasi potensi penyedia alternatif untuk diversifikasi pemasok atau vendor perusahaan.
• Melakukan evaluasi kinerja pemasok atau vendor secara periodik.

Peran Asisten Pembelian

Asisten Pembelian memiliki peranan yang penting dalam sebuah perusahaan. Mereka bertanggung jawab membantu departemen pembelian dalam menjalankan fungsi-fungsi pentingnya. Berikut adalah beberapa peranan utama yang dilakukan oleh seorang Asisten Pembelian:

1. Membantu dalam pemilihan pemasok: Asisten Pembelian terlibat dalam proses pencarian dan pemilihan pemasok yang terpercaya dan berkualitas. Mereka melakukan riset pasar, membandingkan harga, serta melakukan negosiasi dengan pemasok.
2. Mengelola ketersediaan barang dan inventaris: Asisten Pembelian bertugas memantau inventaris yang ada dan mengelola stok barang. Mereka juga mengendalikan suplai barang yang masuk dan keluar agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan persediaan.
3. Menyiapkan dan memproses pesanan: Asisten Pembelian bertanggung jawab dalam menyusun dan memproses pesanan yang masuk dari departemen lain. Mereka memastikan bahwa pesanan tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan memenuhi standar kualitas yang diinginkan.
4. Melakukan administrasi pembelian: Asisten Pembelian juga melakukan administrasi terkait pembelian, seperti menyusun dan menyimpan dokumen pembelian, memeriksa faktur, dan melakukan verifikasi pembayaran.
5. Mengkoordinasikan dengan departemen terkait: Asisten Pembelian melakukan koordinasi dengan departemen lain, seperti Logistik, Keuangan, dan Produksi, untuk memastikan kelancaran proses pembelian dan penyerahan barang.

Peran Asisten Pembelian sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Dengan membantu departemen pembelian, mereka membantu memastikan ketersediaan barang yang dibutuhkan dan membantu menjamin efisiensi dalam proses pembelian.

Persyaratan atau Kemampuan Untuk Bekerja Sebagai Asisten Pembelian

Sebagai seorang asisten pembelian, terdapat beberapa persyaratan dan kemampuan yang harus dimiliki agar dapat menjalankan peran ini dengan baik. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Pendidikan: Biasanya, posisi asisten pembelian membutuhkan setidaknya gelar sarjana di bidang yang terkait, seperti ilmu ekonomi, manajemen, atau administrasi bisnis.
2. Pengalaman: Meskipun pengalaman kerja tidak selalu menjadi syarat mutlak, memiliki pengalaman sebelumnya di bidang pembelian atau administrasi akan menjadi nilai tambah yang baik.
3. Kemampuan Analitis: Seorang asisten pembelian perlu memiliki kemampuan analitis yang baik dalam mengumpulkan, menganalisis, dan menginterpretasikan data pembelian. Kemampuan ini akan membantu dalam mengambil keputusan yang tepat dalam pembelian barang atau jasa.
4. Komunikasi: Kemampuan komunikasi yang baik diperlukan dalam berinteraksi dengan supplier, manajemen, dan departemen terkait lainnya. Kemampuan ini meliputi kemampuan lisan dan tulisan yang baik.
5. Negosiasi: Seorang asisten pembelian harus memiliki kemampuan negosiasi yang kuat untuk mendapatkan harga terbaik dari supplier dan mengelola hubungan bisnis yang baik dengan mereka.
6. Kepemimpinan: Asisten pembelian diharapkan memiliki kemampuan kepemimpinan yang baik dalam mengatur dan mengoordinasikan tugas pembelian dengan efektif.
7. Ketelitian: Kerapian, ketelitian, dan kecermatan sangat penting dalam pekerjaan ini, karena asisten pembelian harus mengelola transaksi dan administrasi pembelian dengan teliti.
8. Keterampilan Komputer: Pengetahuan tentang perangkat lunak dan sistem yang digunakan dalam proses pembelian, seperti pengelolaan inventaris, akan sangat membantu dalam menjalankan tugas sehari-hari.

Dengan memiliki persyaratan dan kemampuan ini, seorang asisten pembelian akan dapat bekerja dengan efektif dalam mengelola dan memastikan kelancaran proses pembelian perusahaan.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, asisten pembelian merupakan posisi yang penting dalam proses pembelian suatu barang atau jasa. Tugasnya meliputi mengidentifikasi kebutuhan, mencari pemasok, menyusun daftar harga, dan melakukan negosiasi. Untuk menjadi asisten pembelian, seseorang perlu memiliki pengetahuan tentang pasar, kemampuan komunikasi yang baik, dan kemampuan bernegosiasi.