Petugas Administrasi Bengkel: Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Persyaratannya

Petugas Administrasi Bengkel adalah tenaga kerja yang bertanggung jawab dalam mengelola administrasi dan tugas-tugas kantor di bengkel. Mereka memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional dan pelayanan di bengkel. Untuk menjadi petugas administrasi bengkel, terdapat persyaratan tersendiri yang harus dipenuhi.

Pengertian Petugas Administrasi Bengkel

Petugas administrasi bengkel adalah seorang profesional yang bertanggung jawab dalam mengelola dan menjaga semua aktivitas administrasi di sebuah bengkel. Tugas utamanya meliputi pemrosesan data pelanggan, penjadwalan perawatan kendaraan, mengatur inventaris, mengkoordinasikan dokumen dan faktur, serta menjaga kebersihan dan kerapihan ruang kerja, termasuk area penerimaan pelanggan.

Gaji Petugas Administrasi Bengkel

Berikut ini adalah informasi mengenai gaji petugas administrasi bengkel, yang bisa menjadi acuan untuk menentukan besaran gaji sesuai dengan posisi dan jabatan:

Manager

• Gaji Rata-rata: Rp. 5.500.000 – Rp. 19.500.000

Supervisor

• Gaji Rata-rata: Rp. 3.300.000 – Rp. 11.700.000

Spesialis

• Gaji Rata-rata: Rp. 3.800.000 – Rp. 11.800.000

Staff Senior

• Gaji Rata-rata: Rp. 2.800.000 – Rp. 9.800.000

Staff Junior

• Gaji Rata-rata: Rp. 2.500.000 – Rp. 6.500.000

Staff Magang

• Gaji Rata-rata: Rp. 1.200.000 – Rp. 2.900.000

Dengan mengetahui kisaran gaji di atas, perusahaan dapat menetapkan besaran gaji yang kompetitif dan sesuai dengan tanggung jawab serta tingkat pengalaman petugas administrasi bengkel.

Tugas Petugas Administrasi Bengkel

Petugas administrasi bengkel memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional sebuah bengkel. Tugas-tugas yang umum dilakukan oleh petugas administrasi bengkel antara lain:

1. Menerima dan mencatat data pelanggan yang datang ke bengkel
2. Menerima dan mencatat data kendaraan yang akan diperbaiki
3. Menyusun jadwal pemeriksaan dan perbaikan kendaraan
4. Mengelola dan mengarsipkan dokumen-dokumen terkait seperti faktur, surat jalan, dan laporan-laporan keuangan
5. Menerima dan menghubungi pelanggan mengenai perkembangan perbaikan kendaraan serta menginformasikan biaya yang harus dikeluarkan
6. Menyusun laporan administrasi harian, mingguan, dan bulanan
7. Membantu pemilik bengkel dalam mengatur kebutuhan material, suku cadang, dan alat kerja
8. Menangani proses klaim garansi terhadap suku cadang atau layanan bengkel

Peran Petugas Administrasi Bengkel

Petugas administrasi bengkel memiliki peran penting dalam kelancaran operasional sebuah bengkel. Mereka bertanggung jawab untuk menjalankan tugas-tugas administrasi yang terkait dengan pekerjaan di bengkel tersebut.

Peran mereka meliputi:

1. Mengelola data dan dokumen: Petugas administrasi bengkel bertugas untuk mengumpulkan, mencatat, dan mengelola semua data dan dokumen yang terkait dengan aktivitas bengkel, seperti faktur, surat jalan, dan laporan penjualan.
2. Memastikan ketersediaan suku cadang: Mereka juga bertugas memantau dan mengatur persediaan suku cadang agar bengkel bisa beroperasi dengan lancar. Hal ini melibatkan pemantauan stok suku cadang, melakukan pemesanan baru, dan mengatur penataan gudang.
3. Menyusun jadwal kerja: Petugas administrasi bengkel bertanggung jawab untuk menyusun jadwal kerja teknisi dan mekanik di bengkel. Mereka harus memastikan penjadwalan yang efektif sehingga pekerjaan bisa dilakukan dengan tepat waktu.
4. Menangani administrasi keuangan: Petugas administrasi bengkel juga memiliki tanggung jawab terkait administrasi keuangan, seperti melakukan pembayaran kepada pemasok, mengelola catatan pembayaran pelanggan, dan menyusun laporan keuangan bulanan.
5. Melayani pelanggan: Mereka juga berperan dalam melayani pelanggan yang datang ke bengkel. Petugas administrasi bengkel harus menyambut pelanggan dengan ramah, menerima permintaan layanan, dan memberikan informasi yang diperlukan.

Persyaratan atau Kemampuan Untuk Bekerja Sebagai Petugas Administrasi Bengkel

Bekerja sebagai petugas administrasi bengkel membutuhkan sejumlah persyaratan dan kemampuan yang harus dimiliki. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan bagi mereka yang ingin meniti karir sebagai petugas administrasi bengkel:

1. Pendidikan minimal SMA atau sederajat.
2. Memiliki pengetahuan tentang mekanik mobil dan perawatannya.
3. Mampu mengoperasikan komputer dan menggunakan program aplikasi perkantoran seperti Microsoft Office.
4. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk berinteraksi dengan berbagai pihak, termasuk mekanik, pelanggan, dan pemasok.
5. Mampu bekerja dalam tekanan dan mengatasi situasi yang sulit dengan tenang.
6. Memiliki kemampuan multitasking untuk mengelola pekerjaan administrasi sehari-hari, seperti menerima telepon, menerima pesanan, mengatur jadwal, dan mengurus dokumen.
7. Mampu bekerja secara detail dan teliti dalam mengelola catatan dan data administrasi.
8. Memiliki keterampilan organisasi yang baik untuk mengatur dan menjaga kebersihan ruang admin.
9. Keahlian dalam bahasa Inggris akan menjadi nilai tambah.
10. Motivasi tinggi dan keinginan untuk terus belajar dan berkembang dalam bidang administrasi bengkel.

Sebagai petugas administrasi bengkel, persyaratan dan kemampuan ini sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional bengkel dan kepuasan pelanggan. Dengan memenuhi persyaratan ini, Anda dapat menjadi seorang petugas administrasi bengkel yang handal dan sukses.

Kesimpulan

Petugas administrasi bengkel memiliki peran penting dalam menjalankan fungsi administratif di bengkel. Tugas utamanya meliputi mengelola data pelanggan, mengatur jadwal pengerjaan, dan melakukan koordinasi dengan mekanik. Untuk menjadi petugas administrasi bengkel, seseorang perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik, menguasai penggunaan komputer, dan memiliki pengetahuan tentang otomotif.