Staf administrasi produksi: Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Persyaratannya

Staf administrasi produksi memiliki peran penting dalam mengoordinasikan berbagai kegiatan administratif dalam industri produksi. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran proses produksi mulai dari perencanaan, pengawasan, hingga pengendalian kualitas. Selain itu, artikel ini juga akan membahas tugas-tugas yang harus dilakukan oleh staf administrasi produksi serta persyaratan yang diperlukan untuk mengemban peran ini.

Pengertian Staf Administrasi Produksi

Staf administrasi produksi adalah individu di dalam sebuah perusahaan yang bertanggung jawab dalam mengelola segala kegiatan administratif dan logistik yang terkait dengan proses produksi. Mereka bekerja sama dengan tim produksi dan departemen lainnya untuk memastikan efisiensi dan kelancaran seluruh aktivitas produksi.

Staf administrasi produksi memiliki peran penting dalam mengatur jadwal produksi, mencatat inventaris bahan baku dan barang jadi, serta mengelola dokumen administratif seperti laporan keuangan, persediaan, dan dokumentasi produksi.

Untuk menjalankan tugasnya dengan baik, staf administrasi produksi perlu memiliki pemahaman mendalam tentang proses produksi, sistem manajemen inventaris, serta kemampuan dalam menggunakan perangkat lunak komputer dan peralatan kantor yang diperlukan untuk melaksanakan tugas administratif.

Persyaratan yang dibutuhkan untuk menjadi staf administrasi produksi dapat bervariasi tergantung pada industri dan perusahaan tempat mereka bekerja. Beberapa persyaratan umum meliputi pendidikan yang berkaitan dengan bidang administrasi atau manajemen, kemampuan analitis, keterampilan komunikasi yang baik, dan keahlian dalam menggunakan software aplikasi yang bersangkutan dengan tugas administrasi.

Gaji Staf Administrasi Produksi

Sebagai seorang Staf Administrasi Produksi, Anda dapat mengharapkan gaji yang sesuai dengan tanggung jawab dan pengalaman yang dimiliki. Gaji untuk posisi ini dapat bervariasi tergantung pada tingkat jabatan dan pengalaman kerja.

Untuk Staf Administrasi Produksi, gaji rata-rata berikut ini dapat menjadi gambaran kasar:

• Staff Magang: Rp. 1.100.000 – Rp. 3.000.000
• Staff Junior: Rp. 2.200.000 – Rp. 7.000.000
• Staff Senior: Rp. 3.000.000 – Rp. 10.000.000

Namun, penting untuk diingat bahwa gaji yang sebenarnya akan ditentukan oleh perusahaan dan negosiasi yang dilakukan.

Tugas Staf administrasi produksi

Staf administrasi produksi memiliki peran penting dalam menjalankan operasional produksi suatu perusahaan. Berikut adalah beberapa tugas yang umum dilakukan oleh staf administrasi produksi:

1. Mengumpulkan dan memproses data produksi seperti monitoring persediaan bahan baku, jumlah produksi, dan kebutuhan material lainnya.
2. Membuat jadwal produksi dan mengatur aliran produksi untuk memastikan efisiensi dan kualitas produksi yang optimal.
3. Menyusun laporan produksi harian, mingguan, dan bulanan untuk memantau kinerja produksi dan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen.
4. Merencanakan dan mengoordinasikan pengadaan bahan baku, peralatan, dan perangkat produksi sesuai dengan kebutuhan produksi.
5. Melakukan pengontrolan kualitas produk yang dihasilkan untuk memastikan standar kualitas yang telah ditetapkan.
6. Melakukan inventarisasi dan pemeliharaan peralatan produksi serta melakukan koordinasi dengan departemen terkait dalam hal perbaikan dan pemeliharaan rutin.

Peran Staf Administrasi Produksi

Staf administrasi produksi memiliki peranan penting dalam kelancaran operasional sebuah perusahaan. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua kegiatan administrasi terkait produksi berjalan dengan baik dan efisien.

Peran utama dari staf administrasi produksi antara lain:

• Mengelola dan memelihara catatan produksi, termasuk jadwal produksi, inventarisasi, dan pengiriman barang.
• Mengevaluasi dan memantau proses produksi, termasuk melakukan pemantauan terhadap kualitas, efisiensi, dan kepatuhan terhadap standar produksi.
• Berkomunikasi dengan pihak terkait seperti manajer produksi, pemasaran, dan gudang untuk memastikan ketersediaan bahan baku dan kelancaran produksi.
• Mengatur dan mengoordinasikan kegiatan produksi, termasuk penjadwalan tenaga kerja, mesin-mesin, dan peralatan produksi.
• Mengelola dokumen administrasi seperti laporan produksi, pengeluaran, dan kelayakan anggaran.

Dalam menjalankan tugas-tugasnya, staf administrasi produksi juga harus memiliki kemampuan organisasi yang baik, detail-oriented, dapat bekerja dengan tenggat waktu yang ketat, serta mampu berkomunikasi dengan baik kepada tim produksi dan pihak terkait lainnya.

Persyaratan atau Kemampuan Untuk Bekerja Sebagai Staf administrasi produksi

Bekerja sebagai staf administrasi produksi membutuhkan sejumlah persyaratan dan kemampuan yang perlu dimiliki. Berikut adalah beberapa hal yang penting untuk menjadi staf administrasi produksi yang berkualitas:

1. Pendidikan dan Latar Belakang: Lulusan minimal Diploma dari jurusan terkait seperti Administrasi Bisnis, Manajemen Industri, atau bidang terkait lainnya.
2. Kemampuan Komunikasi: Mampu berkomunikasi dengan baik, baik lisan maupun tulisan, dan memiliki kemampuan interpersonal yang baik.
3. Penguasaan Komputer: Mahir dalam menggunakan program komputer seperti Microsoft Office, terutama Excel untuk mengolah data dan membuat laporan.
4. Pengorganisasian dan Manajemen Waktu: Mampu mengatur jadwal secara efektif, memiliki kemampuan multitasking, dan dapat mengelola waktu dengan baik.
5. Pemahaman tentang Proses Produksi: Memiliki pengetahuan dasar tentang proses produksi untuk membantu dalam menjalankan tugas-tugas administratif yang berkaitan.
6. Ketelitian dan Keakuratan: Diperlukan kejelian dan ketelitian dalam mengelola data, mengisi laporan, dan melakukan pekerjaan administratif lainnya agar tidak terjadi kesalahan yang dapat berdampak negatif pada proses produksi.
7. Kemampuan Analisis: Kemampuan dalam menganalisis data, mengidentifikasi masalah, dan memberikan solusi yang efektif dalam konteks produksi.

Dengan memenuhi persyaratan dan memiliki kemampuan tersebut, Anda akan memiliki dasar yang kuat untuk bekerja sebagai staf administrasi produksi yang efisien dan berkompeten.

Kesimpulan

Staf administrasi produksi memiliki peran penting dalam mengelola berbagai aspek administrasi di departemen produksi. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran proses produksi, melaksanakan tugas-tugas administratif, dan memenuhi persyaratan yang diperlukan. Dengan pengetahuan yang baik tentang administrasi dan kemampuan multitasking, staf administrasi produksi dapat secara efisien menjalankan tugas-tugasnya untuk mendukung kesuksesan produksi perusahaan.